五個步驟搞定簡報Q&A時段

許多人對簡報最後的Q&A時段感到很恐懼。關於Q&A，你要記住：並非所有提問的人都是存心要讓你出洋相，多數聽眾問問題，是因為他們想要更了解你提供的訊息，而不是故意要折磨你。

在認識以下五個步驟前，你得先調整心態。Q&A時段不是你非忍受不可的「必要之惡」，而是為了讓你的聽眾更了解簡報內容的必要之善。古希臘作家普魯塔克（Plutarch）說得好：學會如何聆聽後，即使是再差的講者都能讓你學到東西。

有了對的心態，就開始應用下列五步驟來搞定每個聽眾的問題吧。

1、展現「準備好被提問」的姿態

簡報結束後，要讓你的聽眾感受到，你已經做好準備要讓他們問問題。在正式的簡報中，我會說，「謝謝你們，我們現在有三分鐘的提問時間。」然後，每進行一個問題，我就會計算時間；直到最後一個提問結束後，我會接著說，「我們剛好還有足夠的時間再提一個問題。」

藉著控制問題的節奏，能讓台下的聽眾跟上目前整個簡報進行的進度，才不會發生當你說「OK，我們今天就此為止！」時，底下一片錯愕的尷尬情形。

2、把問題聽完

多數的聽眾沒有時間「排練」他們的問題，他們可能要花一點時間才能把問題說完、說正確。這時候，記得保持眼神接觸，不時點頭，讓他們知道你有在聽，並在他們提問結束時，說「謝謝你，這是個好問題。」這是一個認同聽眾的好習慣，人們希望知道他們是被聆聽而且被了解。

假設我已經介紹完自家公司的服務，一位聽眾問我：我相信你剛剛說的那些關於簡報的技巧都很好，我對你們公司的服務很感興趣；可是，我覺得你們的服務費太高了，你可以用市價提供我們這個訓練課程嗎？

我是這樣回應問題的：我了解你的顧慮，價格絕對是要考量的要點，不論對你我來說都是一樣……

3、給自己一點時間去思考棘手的問題

某些問題，需要一點「手腕」來回答。就好像上面那個例子，你絕對不會想對提問的人說：不，我們的價格並不貴。防禦性的回應會造成兩個問題：你看起來會變成一個愛爭辯的人，而且直接否定了提問者。如果你說：不會，我們的價格很合理；然後提問者又回應：不，一點都不合理……接著就會陷入兩相辯論的情況。和聽眾辯論只會造成一個結果：「簡報者失去所有人的尊敬」。

這就是為什麼，在第三個步驟中，你要改變措辭，用正向的語彚去回答棘手的問題，而不是拿起盾牌來對著聽眾。當你改變措辭，聽起來就好像你與聽眾擁有共同的顧慮。

所以，重複上面那個棘手的提問。

這裡你可以把步驟二和步驟三結合起來：我了解你的顧慮，價格絕對是要考量的重點，不論對你我來說都是一樣……你想知道，能不能夠付給我們跟你付給現任訓練單位同樣的價錢，是嗎？

4、在回應之前 先對提問者表示同意

這一刻，你已經和提問者站在同一邊，這樣的狀態為你成功回答問題打下一個好的基礎。

在以上的案例中，假設提問者回答你，「沒錯！（我們都有這種顧慮）」那麼你就可以進行步驟五了。

5、簡單扼要並誠實回答問題

結合以上的步驟，「我了解你的顧慮，價格絕對是要考量的重點，不論對你我來說都是一樣……你想知道，能不能夠付給我們跟你付給現任訓練單位同樣的價錢，是嗎？」

提問者表示同意。

接下來，你就能給答案了。

「價格必須跟我們獲得的東西成正比。舉例來說，當我們買一台車，我們就想要確定這台車值得我們付出去的錢；同樣的，教育訓練，我們希望得到真正的價值，而不只是一堂在簡介上看來很花俏的課程。

你對你的教育訓練人員不滿意，那是因為他沒有讓你得到你認為『值得』的價值，他們多數可能想降低他們的費用以提供便宜的服務，這是價格可以很低的原因。你喜歡我們的服務，是因為我們不降低成本去犧牲品質，所以價格才會比較高。

如果我們改為低價課程，相信我，你絕對不會對我們感興趣，你會去找另一個提供訓練課程的人，我保證我們的價格正是反映我們所提供的價值，只要你享受過我們的服務，我也相信你會同意。」

Q&A時段不是摔角，不是要擊敗你的聽眾，而是聆聽他們的問題，並給予簡單、明確、扼要的回答。回答問題的技巧需要練習，善用以上五個步驟，你會發現自己慢慢開始享受Q&A時段，而不是害怕了。