神奇計時器讓你瞬間進入工作狀態

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亞太培訓顧問

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在你的工作與生活中有沒有常常發生這樣的例子：一坐上辦公桌，東摸西摸，還是沒有辦法進入工作狀態？晚上回家想要看一下郵件，一不小心就多看了一些網頁而害自己熬夜晚睡？早起比別人多一小時空檔時間可以利用，但是卻全部花在看新聞上而沒有進展任何「正事」？

我從個人經驗出發，思考怎麼讓自己克服「很慢進入工作狀態」的問題，首先我要先反省（或是選擇）自己的「正事」是什麼，這樣才知道要進入什麼工作狀態；接著我要測試可以讓自己「最有效率」進入正事的步驟流程；然後我一定要把這個流程「寫下來」而且排出「時間使用量」。

為什麼要如此嚴格的「照表操課」？就以跑步為例，起跑後跑得多快是體能與肌力等個人能力問題，但「起跑」這個動作本身則要透過不斷練習去最佳化其步驟，怎麼準備、怎麼起身、怎麼跨出第一步都要透過照表操課「最精鍊的」進入衝刺狀態，而這就跟你要進入工作衝刺狀態一樣。

或許你會想說：我就下定決心，一坐上書桌就要開始工作，不就好了嗎？其實這種想法是最危險的，就像你誤以為跑步只要有決心就可以跑得比較快一樣的天真，因為你的方法不科學、不具體、不能反覆練習，只憑一股意志力的話，你是很難最終養成習慣的。

所以，要解決「很慢進入工作狀態」的問題，可以試試看「練習起跑」的方法，排出適合你工作起跑的「流程」，訂立明確的步驟與時間，每天反覆練習，幫助你更快進入衝刺狀態。

下面，我就以我自己的工作情況為例，分享我如何利用「計時器排程工具」幫助自己練習更快進入工作狀態。

我使用的起跑計時器工具是：30/30

這款「30/30 iPhone, iPad 工作節奏計時器，下一步行動時間管理」免費軟體可能是目前最好的工作計時器選擇，它的用途不是行事曆或是待辦清單，而是我前面說的讓工作更快起步，或是讓工作保持專注。「30/30」並非單純的碼錶，而是可以讓你排出工作流程、設定每個步驟要使用的時間，然後成為一個幫助你有效利用有限時間完成工作的工具。

你可以在排程清單中利用「上下分開」的滑動手勢來新增工作步驟，按住某個步驟後可以拖曳改變順序。

按住某個步驟後往右滑動則可以刪除該步驟。

這邊的步驟安排原因在於，第一、第二步驟讓我對當下的「即時重點新聞」可以立即反應；第三步驟經由整理筆記，決定當下要寫的文章，其他則收集成未來題目素材（沒有重點即時新聞時就是以這些累積草稿為題目）。

一定要限制這些步驟的使用時間，因為如果有做好資訊過濾與分類，那麼不可能在五分鐘內還看不到「重點」，而既然看到重點，其實其他都是多看的。但沒有限制時間時，我們就是容易把時間浪費在那些「多看的」上面。

透過這二十分鐘的衝刺，我就可以讓計時器提醒我馬上進入寫成一篇部落格文章的工作狀態。

睡前快速整理明日要事：

之前我寫過一篇「今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣」，提到可以在一天結束前（看你自己設定，不一定要是睡前），做好工作的收尾，並且確定明日的目標，這樣可以讓你每天的工作更順暢。

但就是這個「收尾」動作也是很有可能浪費時間，甚至導致你反而熬夜，因為一旦我們開始看信、看社群、安排工作時，都很容易「沒有節制」，缺乏時間提醒就會讓我們肆無忌憚的把時間浪費掉。

所以我同樣透過「30/30」做很具體的工作衝刺時間提醒，務求自己只能花半個小時左右就一定要完成收尾，有明確的步驟、有精簡的時間，這樣這件事情才能真正去練習變成我的習慣：

1.五分鐘回覆重點郵件。
2.五分鐘回覆社群重點來訊。
3.五分鐘安排明天行程。
4.五分鐘清空 Google Reader。
5.十分鐘在 Evernote 安排好明天工作與資料。

點擊某個步驟兩下，就可以修改步驟的名稱、顏色、專屬圖標，以及使用的時間量設定。點擊右上方的設定，可以調整是否要有警告鈴聲、是否自動循環排程。

練習不同工作的起跑步驟：

點擊左上方的按鈕兩下，可以進入「清單選擇」畫面，也就是說你可以預設好適合不同工作的時間排程。

而我就利用這個特色，來設定適合不同工作情境的「工作起跑步驟」，讓自己練習更快進入工作衝刺狀態。

晚上回家迅速寫好部落格文章：

第一個例子是我晚上回家如果想要寫一篇部落格文章，但其實可以使用的時間很有限，可能不超過一個半小時，尤其有時候還比較晚回到家。

所以我就利用「30/30」設定了「很具體」的時間使用步驟：
1.五分鐘檢查 Zite 與 Flipboard 是否有最新重點新聞。
2.五分鐘檢查 Google Reader 裡的重要網站是否有發佈重點內容。
3.十分鐘整理今天 Evernote 收集的重要題目素材與草稿，並決定今晚要完成的題目（前面兩步驟中看到的重點我都收集到 Evernote ）。
4.六十分鐘把確定的題目寫成一篇部落格文章（也有可能是把某個在 Evernote 中寫到一半的大綱草稿補完）。