教你隨時準備好 上班族學３招 不再忙茫盲
誰來看過(2)
每天都感覺到很忙，卻不知為何而忙，是許多上班族共通的毛病。
其實，真正的時間管理高手，並不是從早做到晚的工作狂，而是懂得如何在上班時間內，
以高效率完成手上工作；在上班時間外，則是充分享受生活、家庭和休閒時光。
文．黃雅菁 攝影．邵宏祥
很多人相信只要努力認真工作，毋須注重時間管理；或是因為工作量遽增，只能以超時加班來因應；事實上這種「過勞」與「瞎忙」是許多上班族的通病，如何做好時間管理，已是職場上的必備工具之一。
管理大師彼得·杜拉克（Peter Drucker）曾提出要成為高效能的工作者，必須具備五種能力：管理自己的時間、投入有貢獻的工作、發揮個人的專長、專注於最有成效的工作、制訂有效的策略。
在這五種能力中，時間管理的能力被列為首位。但究竟該如何提升個人的時間管理能力？
首先，上下班的通勤時間是不容小覷的時光。家住桃園南崁的AirAsia亞洲航空台灣區行銷經理陳平，辦公室位於台北轉運站旁的京站時尚廣場樓上，「由於航空公司很重視載客量、載客率等數據，每天早上7點桃園國際機場就會更新資料，我都會利用搭車通勤的時間下載最新數據，並透過iPhone智慧型手機檢查電子郵件。」
第一招：隨時準備好，以免手忙腳亂
雖然只有40分鐘，卻有助於陳平到了公司後，馬上進入工作狀態。
AirAsia亞航是馬來西亞唯一的廉價航空公司，總部位於吉隆坡。特別的是，亞航不使用當下流行的視訊會議，反而希望在各國家及地區分公司的員工，都能齊聚在總部開會，「因為亞航總部相信，大家透過開會見面，更能增進、維繫人與人之間彼此的感情，而且不同國家及地區的行銷或創意部門，也能分享彼此的經驗，並給予對方建議，」陳平解釋說。
因此，在跨國航空公司服務的他，臨時被通知必須到總部開會，幾乎是家常便飯。「開會通知有時是非常臨時的，常發生總部才寄開會通知，兩、三天後就要飛往吉隆坡，還要準備好總部要求的最新數據和所有資料，」陳平坦言，剛開始不太能適應這樣的工作模式，後來逐漸習慣，因為時間管理真的可以發揮功用。
陳平表示，只要平日隨時準備好總部需要的資料，包含載客量、載客率等數據，以及行銷活動、巡迴說明會等成果報告，並隨時更新，就能在總部會議中，報告台灣市場的情況。
曾經在聯太公關工作過的他強調，具備時間管理的能力，可以減少手忙腳亂的窘境，尤其是客戶管理上，「以前在公關公司，最常出現的情況是你手上同時要經營有好幾個客戶，今天早上專案客戶、老客戶要你去報告，下午還要開發新客戶，臨時又緊急的狀況很多，完全就是在考驗個人的時間管理能力。」
第二招：釐清狀況，才能訂出輕重緩急
公關及航空業都是屬於步調快速的行業，若想要在這樣的環境下生存，不但要手腳快、腦袋靈活，而且判斷能力要強，因為很多事情的發生都是無法按照自己原訂的計畫。
陳平指出，在公關公司上班，最常遇到的是時間衝突問題，譬如今天上午提案，下午就要交報告，同時還得參加其他同事開發新客戶的簡報，常會忙到分身乏術。
但老闆與主管重視的是最終成果，而非你做了多少工作，花了多少時間。因此，他所採取的原則是：「當天的提案報告，當天就完成，因為在老闆眼中，沒有結果是最糟糕的情況；至於新客戶的簡報內容則盡量吸收，但不強求。」
「一定要能排出事情的優先順序（priority），判斷哪件事比較重要又緊急，哪件事則是可以稍微緩一緩，」陳平強調。
尤其是若遇兩件事的時間發生衝突時，他強烈建議：「當下應該提出時間上有問題，並和主管討論解決方式為何；一定要直說，因為你不說的話，後果會更慘，事情出錯是大家最不樂見的結果。」
多年的工作經驗也讓陳平發現，時間管理上最重要的關鍵點，在於一旦有問題時，一定要先問清楚，「當你問清楚時，至少可以確保你後來做的事情有三分之二是在對的方向上，否則等你埋頭苦幹完後，才發現這根本不是老闆要的結果，一切都得重頭來過，反而浪費更多時間。」
溝通協調能力，絕對有助於時間管理。根據他的觀察，剛畢業的年輕上班族常見的時間管理毛病，通常是同一時間內遇到兩、三件事情時，就會慌了手腳，不懂得如何分配時間；加上因為一緊張，事情就會做不好或不夠準確，造成效果不佳，最後還要再花一到兩倍的時間來補救，「所以不要怕問、不要怕錯，在做錯之前，先問清楚，可以避免浪費時間。」
第三招：時間壓縮，團隊合作更重要
公關及航空公司的工作都是要求速度，許多事情必須在時間壓縮下完成，但有些人在龐大時間壓力下，處理不好事情，很容易失去自信。
對於面對時間壓力，卻不習慣快速反應的人，陳平建議，先準備紙筆，將要做的事情逐一條列下來，並附註預計完成的時間；然後找出優先順序，將最緊急、最重要的項目做記號，並優先完成。
溝通能力愈強的人，愈能清楚表達個人想法，免除不必要的誤會。若覺得工作量超出個人可負擔程度時，應與主管開誠布公地溝通，並尋求團隊幫忙，畢竟溝通目的，並非為了逃避責任，而是要解決問題。
陳平表示，亞航很肯給年輕人工作機會，總部員工平均年齡只有26歲，決策運作非常靈活、及時性強，但也要求員工反應能力要快。
比方說，亞航每年都會舉辦三大促銷活動，由各市場協助及支援，陳平與團隊成員會一齊討論：總部可提供多少經費預算？台灣市場需要什麼樣的促銷內容？台灣旅客有興趣的航線是哪些？價位多少？鎖定的目標客群為何？需要針對哪些媒體下廣告或發布訊息？何時要完成創意發想、海報設計？
「從總部訂定決策到我們提出針對台灣市場的促銷策略，曾經發生最誇張的例子是所有事情必須在3天內完成；這一切都需要仰賴個人經驗累積及團隊合作，尤其是有良好的團隊默契，更能達到事半功倍的效果，」陳平肯定地說。
其實在龐大時間壓力下，一個人會激發出無窮的潛力和可能性；如果最後是正面的結果，團隊成員不僅會很有成就感，彼此感情也會更緊密。
陳平說：「當事情完成後，回頭來看時，你會發現自己在很短的時間內做了很多事，除了很有成就感，個人也會成長、累積更多經驗，管理時間及處理事情的應變能力也變得更強了。」
日期：2012-03-06 出處：財訊雙周刊
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